Unterstützung bei Ausschreibungen

Kennen Sie das? Sie wurden von der Geschäftsleitung gebeten eine neue Webseite auszuschreiben und wissen überhaupt nicht wo Sie anfangen sollen? Sie haben keinerlei Erfahrungen mit Online-Projekten, E-Commerce kennen Sie nur vom Hörensagen, Typo3 und Magento sind böhmische Dörfer. Wo fängt man am besten an, was gehört in die entsprechenden Dokumente, wie können diese später verglichen werden. Fragen über Fragen.

Fangen wir bei einem einfachen Szenario an. Ihr Unternehmen hat seit 10 Jahren einen Onlinshop, beispielsweise auf Magento 1, einer E-Commerce-Applikation, für die es ab Juni 2020 keinen Support mehr geben wird und Sie wurden beauftragt eine Agentur zu finden, die den Shop auf Basis einer neuen Technologie (Magento 2, Shopwware, Woocommerce, o.ä.)  neu programmiert.

Worauf Sie machten müssen

Kundenstammdaten wie Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail Adressen sowie deren Bestellungen müssen übernommen werden - wir Fachmenschen sprechen hier von einer sogenannten Migration. Ebenso müssen Kategorien und Produkte vom alten Shop übernommen werden. Das gleiche gilt für Contentseiten wie das Impressum, die Datenschutzerklärung oder einzele Informationsseiten zum Team, zu den Lieferbedingungen oder Rückgabekonditionen. Viele Agenturen starten als erstes mit einer Migration von Live-System in die Entwicklungsumgebung und beginnen daraufhin dort die Entwicklung. An dieser Stelle ist oberste Vorsicht geboten, weil die Daten hier schon "auseinanderlaufen" werden, d.h. Sie bekommen auf dem Live-System weiterhin neue Kunden und Bestellungen, während Sie auf dem Entwicklungssystem Preise anpassen und neue Produktattribute hinterlegen können.

Da eine Entwicklung eines Shops inkl. Planung, Konzeption, Implementierung bis zur finalen Abnahmen und zum GoLive mehrere Monate in Anspruch nehmen kann, wird es am Ende passieren, dass Sie die Änderungen aus dem Live-System nochmals migrieren müssen, wodurch dann Änderungen, die in der Entwicklungsumgebung gemacht wurden, wieder überschrieben werden würden. Aber für den Moment sollte das reichen, wir sind leicht abgedriftet. Zurück zum Thema.

Sie benötigen also einen neuen Shop. Es muss spezifiziert werden, wie er aussehen soll, was für Funktionen er bereitstellen muss, Schnittstellen zu anderen Systemen wie SAP oder einem Fullfillment-Dienstleister entwickelt oder angebunden werden. Das ganze vermutlich in einem vorgegeben Budget und Sie sehen vor lauter Bäumen den Walt nicht mehr.

Was ohne Unterstützung von Experten passieren wird

Sie werden vermutlich Anforderungen schreiben, in einem Word-File, vielleicht 10-15 Seiten lang und dieses den ersten Agenturen bereitstellen. Die Agenturen werden Rückfragen haben, manche werden Sie sicherlich auch zu einem Workshop einladen, um die Anforderungen genau zu besprechen. Sie werden Zeit verlieren, das Shopprojekt gerät bereits jetzt in Verzug, weil sich Termine nicht kurzfristig finden lassen. Aus dem Workshop werden Sie mit weiteren Antworten und evtl. neuen Erkenntnissen und sicherlich auch neuen Anforderungen herauskommen, die Sie in Ihrem ursprünglichen Anforderungsdokument ergänzen und dieses einer weiteren Agentur zukommen lassen.

Nach 4-8 Wochen haben Sie vielleicht 10 verschiedene Angebote von verschiedensten Agenturen auf dem Tisch, die Sie so leider nicht vergleichen können, weil die Ausgangslage für die verschiedenen Angebote nicht die gleiche war und die Agenturen Annahmen getroffen haben, wie Sie diverse Dinge umgesetzt haben möchten. Nachdem Sie einige Tage - leider vergebens - die Angebote verglichen haben, bemerken Sie, dass die vermeintlich günstigste Agentur gar nicht die günstigste ist und die teuerste Agentur auch nicht die teuerste Agentur ist und dass alle Agenturen verschiedene Interpretationen Ihrer Anforderungen erstellt hat.

Die Lösung

Hier kommen wir ins Spiel: mit unserer langjährigen Erfahrung beim Schreiben von Anforderungen mit verschiedensten Projekten und Technologien unterstützen wir Sie gerne dabei Anforderungen so auszuformulieren, dass Agenturen mit diesen arbeiten können und Sie am Ende verschiedene Angebote vorliegen haben, die Sie vergleichen können. Selbstverständlich stehen wir auch in dieser Phase gerne für Sie als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ein einfaches Beispiel: Sie möchten Kunden einen Newsletter anbieten. Sie hätten hier vermutlich einen Einzeiler "Newsletter-Integration" geschrieben. "Das kann ja nicht so kompliziert sein, das hat ja fast jede Website inzwischen", haben Sie sich gedacht. Leider komplett verfehlt. Wir würden im ersten Step die genauen Anforderungen mit Ihnen besprechen, beispielsweise:

  • An wieviele Emfänger möchten Sie den Newsletter versenden? Sind das ausgewählte Firmenkunden und vielleicht 100 Empfänger? Oder eher 1000? Oder eher 10000?
  • Wie oft versenden Sie einen Newsletter? 1x pro Monat? 1x pro Quartal?
  • Wie soll der Newsletter versendet werden? Soll diese über die Shoplösung passieren oder möchten Sie ein externes Tool wie Cleverreach o.ä. verwenden?
  • Wer trägt die neuen Adressen in den Newsletter ein? Benötigen Sie eine Schnittstelle vom Shopsystem zur E-Mail-Marketing Software?
  • Wie sehen überhaupt die rechtlichen Aspekte rund um einen Newsletter ein? Wie wird verhindert, dass Unfug mit fremden Daten getrieben wird (Stichwort Double-Opt-In)?

Aus diesen Antworten erstellen wir eine konkrete Liste an Anforderungen, die so spezifisch sind, dass man aus diesen konkrete Tests ableiten kann.

Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Wir freuen uns auf Sie!